Székhelyváltás a CIB Banknál
Projekt, program és portfólió menedzsment
Projekt összefoglaló
Ügyfél
CIB Bank
Iparág
Bank szektor
Vialto szerepe
Tanácsadás
Projekt leírás
A CIB Bank székhelyváltásakor felmerült kihívások kezelése és megoldása: dokumentáció-kezelés, rendszerekben történő fejlesztések, valamint az ezzel kapcsolatos kommunikáció és jogi feladatok ellátása.
Projekt megoldás
Kihívás
Ügyfelünk korábbi, bejegyzett székhelyének eladása és az új székhely cím bejegyzése kihívás elé állította a szervezetet, hiszen valamennyi dokumentumát – legyen az szabályzat, bianko szerződés, egyéb nyomtatvány – módosítását az új székhely címre kellett módosítania. Ennél is nagyobb feladatként merült fel, hogy minden olyan élő rendszerében fejlesztést kellett végrehajtani, amelyek valamilyen székhely címmel tartalmazó dokumentumot állítanak elő. Eleget kellett tennie minden tájékoztatási és kommunikációs feladatnak valamennyi ügyfele, partnere részére és mindemellett természetesen a bejegyzéshez kapcsolódó valamennyi jogi feladat ellátását el kellett végeznie a kitűzött bejegyzési határidőre.
Megvalósítás
Részletesen megterveztük, összefogtuk, ütemeztük és irányítottuk a Bank székhelyének megváltozásával kapcsolatos valamennyi – a teljes szervezetet érintő – feladatot, amit a bejegyzés határidejére végre is hajtottunk az érintett területek bevonásával és hatékony közreműködésével:
Jogi elvárások:
Felmértük és támogattuk a bejegyzéshez, jogi módosításhoz kapcsolódó feladatokat (szerződés, bejegyzés, egyéb jogi teendők)
Dokumentáció:
Teljes körű felmérést végeztünk az ügyfelünk módosítandó szabályzatai, dokumentumai, nyomtatványai, szerződései körében. Definiáltuk ezek számosságát, módosítási lehetőségeit és folyamatát, ütemezését a határidőre történő elvégzés érdekében, majd támogattuk a módosítási folyamatot.
IT fejlesztés:
Megvizsgáltuk a pénzintézet valamennyi IT rendszerét és definiáltuk azon rendszereket, amelyek székhely címet tartalmazó dokumentumokat állítanak elő (szerződések, számlák, tájékoztató anyagok, megbízások). Felmértük a fejlesztés volumenét, ütemeztük a szükséges fejlesztési feladatokat, támogattuk a fejlesztést. A határidőre történő módosítás érdekében ütemeztük és támogattuk a szükséges tesztelési és élesítési feladatokat.
Kommunikáció és change management:
Jogi elvárások:
Felmértük és támogattuk a bejegyzéshez, jogi módosításhoz kapcsolódó feladatokat (szerződés, bejegyzés, egyéb jogi teendők)
Dokumentáció:
Teljes körű felmérést végeztünk az ügyfelünk módosítandó szabályzatai, dokumentumai, nyomtatványai, szerződései körében. Definiáltuk ezek számosságát, módosítási lehetőségeit és folyamatát, ütemezését a határidőre történő elvégzés érdekében, majd támogattuk a módosítási folyamatot.
IT fejlesztés:
Megvizsgáltuk a pénzintézet valamennyi IT rendszerét és definiáltuk azon rendszereket, amelyek székhely címet tartalmazó dokumentumokat állítanak elő (szerződések, számlák, tájékoztató anyagok, megbízások). Felmértük a fejlesztés volumenét, ütemeztük a szükséges fejlesztési feladatokat, támogattuk a fejlesztést. A határidőre történő módosítás érdekében ütemeztük és támogattuk a szükséges tesztelési és élesítési feladatokat.
Kommunikáció és change management:
- Definiáltuk a jogilag elengedhetetlen tájékoztatási kötelezettséghez kapcsolódó kommunikációs csatornákat és feladatokat, elkészítettük a szükséges kommunikációs formákat, eleget tettünk a jogilag kötelező kommunikációs elvárásoknak (több tízezer ügyfél és partner tájékoztató levél, hatósági értesítők, tájékoztató a bankszámlakivonatokon, honlap, számlák, elektronikus csatornák, bankfiókok).
- Fentiek mellett természetesen segítettük az átállást és a megfelelő bevonódást a szervezet egészére vonatkozóan és rendszeres, részletes tájékoztatást biztosítottunk a változásokról.
Eredmény
Gyakorlatilag zökkenőmentes átállás, melynek fokmérője leginkább az ügyfelek, partnerek és egyéb harmadik felek visszajelzésének, esetleges panaszainak, kérdéseinek szinte nulla közeli értéke.
