Folyamatbányászati Q&A

- Celonis folyamatbányászattal a hatékonyabb IT szervezetekért webinárium kapcsán -

A Vialto Consulting február 8-án webinárt tartott arról, hogy mi módon tehetjük hatékonyabbá az IT szervezeteket a Celonis folyamatbányászat segítségével.

A webinárium végén Q&A-t, majd kötetlen beszélgetést tartottunk, ahol előadóinknak lehetőségük volt résztvevői kérdéseket is megválaszolni. Ezek egy része általános folyamatbányászati kérdés volt, mint hogy hogyan lehet igénybe venni a szolgáltatást vagy hogy hogyan kerülnek be az adatok a Celonis folyamatbányászat rendszerébe, másik része pedig kifejezetten az IT szervezetekben való alkalmazhatósághoz kapcsolódott.

Azt gondoltuk, hogy az elhangzott kérdések és válaszok azok számára is hasznosak lehetnek, akik nem vettek részt a webináriumon, de szeretnének röviden betekintést nyerni a folyamatbányászat alkalmazhatóságába, ezért ebben a bejegyzésben megosztjuk veletek az elhangzott kérdéseket és válaszokat.

1. Mekkora globális szereplő a Celonis és a mi a pontos együttműködés a Celonis és a Vialto között?

A Celonis® jelenleg a maga piacán a legjelentősebb szereplő. Több, mint 1,000 nagyvállalati ügyfélnél használják ma már adatbányászati (Process Mining), vagy végrehajtástámogatási (Execution management) célra.
A Celonis® alapvetően regionális és lokális partnereken keresztül dolgozik. A Vialto Consulting a Celonis® Magyarországon talán a legnagyobb tapasztalattal bíró partnere, több, mint féltucat sikeresen befejezett projekttel a háta mögött.
Mi a Vialto Consultingnál elsősorban magyarországi projekteken dolgozunk, de a délkelet-európiai régióban nemzetközi szinten is jelen vagyunk.

2. Hogyan lehet hozzáférni a Celonis rendszerhez és hol van ebben a Vialtonak hozzáadott értéke?

A Celonis® egy cloud-ban működő alkalmazás, amihez előfizetéses alapon, megfelelő felhasználói licenccel lehet hozzáférni.

Celonis®-t többféleképpen is lehet használni, de nagyobb vonalakban az alábbi szinteken:

1. 1. Tanácsadói licenccel: Ilyenkor az ügyfél velünk, a megvalósító partnerrel van szerződéses kapcsolatban és az elemzésekhez mi a saját licencünket használjuk.
    Ennek a megoldásnak az az előnye, hogy nem kell külön licencdjat fizetni és mi jól ismerjük a rendszer használatát, tehát hatékonyan tudunk segíteni. Értelemszerűen ilyenkor viszont konkrét szkópra (elemzendő folyamatra) szerződünk és a rendszert alapvetően mi használjuk.
  2. Tanácsadói licenccel – Ügyfélhasználattal: Ez annyiban több, mint a fenti, hogy egy ügyféloldali felhasználó is hozzáférhet a rendszerhez egy meghatározott időn keresztül (pl. egy évig), akár több felhasználóval is – saját maga végezhet elemzéseket, hozhat létre saját kimutatáspokat, dashboardokat és használhatja a folyamatokba való aktív beavatkozást segítő automatizmusokat. Ez valamivel drágább is, de még mindig nem kell megfizetni a teljes licencdíjat. Vannak korlátai a cloud-ra feltölthető adatbázisnak, de tapasztalataink szerint ez az esetek nagyobb részében nem jelent akadályt. Ennek a megoldásnak a fő előnye, hogy egyrészt az ügyfél maga is konkrét tapasztalatokat tud szerezni a rendszerrel, másrészt mi folyamatosan támogatjuk és segítjük a munkáját.
  3. Önálló licenccel: Ekkor az felhasználó ügyfél megvásárolja a licencet és maga végzi az elemzéseket, alakít ki kimutatásokat, dashboardokat, épít ki folyamattámogató megoldásokat a rendszerrel és monitorozza az eredményeket. Értelemszerűen ez a legdrágább opciót, de hosszútávon ez teszi lehetővé a rendszer képességeinek legteljesebb kihasználását. Ebben az esetben is javasolni szoktuk egy bevezetési projektet, amikor a rendszer használatába fokozatosan tanulnak bele a későbbi felhasználók.

Azt szoktuk javasolni, hogy érdemes a rendszert előszőr Tanácsadói licenccel kipróbálni és amennyiben beválik, később saját licencet vásárolni.

3. Hogyan kerülnek be az adatok a Celonis rendszerbe?

Többféleképpen is kerülhetnek adatok a rendszerbe:

Kész On-line konnektorok segítségével: A Celonis® néhány nagyobb tranzakciós rendszer (SAP, ServiceNow, stb.) esetében előre kiépített olyan konnektorokat, amelyek – lényegében hosszabb előkészítés nélküli azonnali adatbetöltést tesznek lehetővé. Ebben az esetben a Celonis®-al való aktív munka rögtön megkezdődhet. A kész konnektorok listájáról a Celonis® folyamatosan frissülő nyilvántartást vezet.
On-line konnektorok kiépítésével: Azokban az esetekben, ha nincs kész konnektor, ezt, vagy ezeket (vagy amennyiben a folyamatadatok több rendszerből is jönnek ) ki kell építeni. Ez általában egy köztes, un. „extractor-server” közbeiktatásával történik. Amennyiben ez kiépül, onnan lehetővé válik a folyamatok valós idejű elemzése, – és akár a folyamatokba való aktív automatizált beavatkozások megvalósítása is. Egy fontos részlet, hogy ebben – a még mindig teljesen az ügyfél által kezelt – extractor serverben történhet meg az adatok szükséges szintű anonimizálása is.
Off-line adatbetöltés: Ha az on-line rendszerekhez való adatkapcsolat kiépítése túl bonyolult (pl. sok rendszerből jönnének az adatok, és ezek között nagyon sok a régi, elavult megoldás), vagy valamilyen más (pl. adatvédelmi) okból nem lehetséges, – akkor a forrásrendszerekből, vagy adattárházból ki kell előzetesen nyerni az adatokat, fel kell építeni egy megfelelő jellemzőkkel/paraméterekkel strukturált adatbázist és azt egyszeri adatbetöltéssel betenni a Celonis®-ba. Elemzési célokból ez a megoldás is teljesen működik, de értelemszerűen nem működik a folyamatokba való valós-idejű aktív beavatkozás lehetősége. Az adatelőkészítés valamivel hosszabb, de tapasztalataink szerint az esetek nagy részében pár hét alatt megoldható.

4. Milyen folyamatokra érdemes a Celonis folyamatbányászati eszközt használni?

Olyan folyamatok esetében javasoljuk a Celonis® használatát, amikor:

A folyamatnak jelentős üzleti hatása van, azaz a folyamati problémákból (pl. fennakadások, nagyobb átfutási idők, lemorzsolódások, stb.) jelentős üzleti hátrány származik, illetve a folyamat megjavításából jelentős üzleti eredmény remélhető.
Nagy eset/ügylet számosság, vagyis a folyamat gyakran fut le.
Többlépéses és többszereplős folyamatról van szó, amikor komoly lehetőség van a folyamat megjavítására.
A folyamat nagyobb része számítógépes/folyamattámogató/tranzakciós rendszereken nyomon követhető, rendelkezésre állnak az ehhez szükséges (pl. logolási) információk.

5. Hol tud a Celonis pluszt adni egy olyan ticketing rendszerhez képest, ami képes adatvizualizációra is?

A plusz az elemző képességében rejlik, mely nem csak adat, hanem folyamat alapon is képes megtalálni az anomáliákat és segít azokat a pontokat kijelölni, ahol a probléma valójában gyökeredzik. A fejlesztési potenciálok kvantifikálásával pedig segít az intézkedések priorizálásában, hogy a lehető legrövidebb idő alatt megtérülő eredményeket lehessen elérni. A Celonis EMS további funkcióit kihasználva jelzésekkel, vagy automatizációkkal akár be is tud avatkozni a folyamatba, hosszas fejlesztések nélkül. Mindezt a teljes end-to-end folyamatra.

E2E folyamatra lehet elemzést adni
Vagy be is tud avatkozni, meg is oldja a problémát

6. Van-e arra mondás, hogy mi az a minimum időintervallum/ticket mennyiség/lefutás, amit már érdemes lehet folyamatbányászattal elemezni, kiértékelni?

A fő szempontok, amelyek alapján eldönthető, hogy érdemes-e process mininggal támogatni a folyamat hatékonyságának javítását:

A folyamaton végigfutó esetek száma legalább néhány száz évente
A folyamat tipikus lépészáma legalább egy tucat
A folyamat során érintett/kockáztatott üzleti érték (pl. éves költség, bevétel, potenciális büntetés mértéke, teljes ügyfélérték, stb.) legalább 100 milliós nagyságrendű.

Ha ezek teljesülnek, jó eséllyel megtérülő beruházás a folyamatbányászat alkalmazása.

Vannak persze további szempontok is, pl. minél kevesebb informatikai rendszerből kell adatot kinyerni, minél nagyobb a manuális tevékenységek aránya, annál nagyobb a várható megtérülés.

7. A demo során több helyen szerepelt Avg Ticket költség, mi alapján kalkulálja ezt a Celonis? A költségszámolás konfigurálható vagy ez egy adott, beépített logika?

A rendelkezésre álló adatoktól függően több módszertan is van ennek a számolására. Lehet egy becsléssel az adott jegytípus átlagos költsége alapján számolni, de ha rendelkezésre állnak az egyes megoldócsoportok, vagy akár a személyek munkadíja, akkor azt a megoldással töltött mért, vagy becsült idővel felszorozva megkaphatjuk az egyes jegyek költségét. Ezeket aggregálva mindig az éppen aktuális szűrésbe beleeső jegyek költségét láthatjuk.

Mint minden számolási logika, ez is teljes mértékben testre szabható az elemzőkörnyezetekben használt programnyelv, PQL (Process Query Language) nyújtotta lehetőségekkel.

8. IBM Maximo-val össze lehet-e kötni a Celonist?

Minden olyan támogató rendszerrel össze lehet kötni, mely a tárolja a követendő objektum státuszait és/vagy változásait. Az adott objektum útját akár több rendszeren keresztül is követni lehet.

Az összekötést ideális esetben már létező Celonis konnektorral gyorsan létre lehet hozni, de ha az adott rendszerhez nem áll ilyen rendelkezésre, akkor Data Engineer kollégáink a ti IT-s szakembereitekkel együttműködve könnyedén létrehozzák az összeköttetéshez szükséges adatkinyerést és adattranszformációkat.

IBM Maximo esetében bizonyos folyamatokhoz létezik ilyen Celonis konnektor.

Érdekel, hogy hogyan tehetőek hatékonyabbá informatikai szervezetek a folyamatbányászat segítségével?

Akkor nézd vissza a a teljes webinárium felvételét, ahol tanácsadóink az elméleti alapok után a egy ITSM folyamat mentén a gyakorlatban is megmutatják, hogy mire képes a process mining technológia!

Továbbá várunk a Vialto Consulting LinkedIn oldalán, ahol további szakmai tartalmakat osztunk meg, és értesülhetsz következő webináriumainkról is!

Kategóriák

Vélemény, hozzászólás? Válasz megszakítása

Jogi tudnivalók

Folyamatbányászati Q&A

- Celonis folyamatbányászattal a hatékonyabb IT szervezetekért webinárium kapcsán -