Nagyvállalati üzleti környezetben dolgozva ismerős a szituáció, amikor a projekt amibe a teljes csapatod akár több éves munkája benne van, hirtelen elkaszálásra kerül, mert elfogyott a CAPEX, netán megváltoztak a prioritások? Esetleg már 24-edszerre tervezitek újra a feladatot, és már a takarítónő sem hisz benne, hogy ebből valaha kész termék lesz?

Az irodaházi kávézók beszélgetéseinek állandó témát szolgáltat az épp futó projektek kezelése, és általában mindenkinek lenne egy jobb ötlete arra, hogy mivel kéne épp a vállalatnak foglalkoznia. Ezek a hiedelmeknek ellenére a vállalati projektek irányba állításával foglalkozó portfolió menedzsment egy tudomány, mellette pedig egy igazi zsonglőrködés az erőforrásokkal és vállalati érdekekkel, ahol az artistának (esetünkben a portfólió menedzsernek) folyamatos sok változós egyenleteket kell megoldania, ahhoz hogy a vezetőség is jól lakjon és a CAPEX is megmaradjon.

De végül is mennyi időt és energiát érdemes a portfólió menedzsmentre és annak standard működésére áldozni? A rövid válasz, hogy attól függ, nézzük meg, hogy miért is. 

Mi is az a portfólió menedzsment tulajdonképpen?

A portfólió menedzsment tehát egy örökzöld téma, a modern iskolák szerint egyidős a projekt menedzsment fogalmának bevezetésével. A kezdeti dilemma viszonylag egyszerű volt, a portfólió menedzsment arra a kérdésre kereste a választ, hogy hogyan hangoljunk össze párhuzamosan zajló tevékenységeket, hogy ezek egymást segítsék, ún. szinergiák jöjjenek létre a végrehajtás során. Ez a felállás az évek során, így 2021-re árnyalódott, a portfólió menedzsmentnek egy sokkal komplexebb, gyorsan változó elvárás-rendszerben kell utat mutatnia, úgy hogy a rendelkezésre álló erőforrások szinte semmilyen esetben nem elegendőek az igények teljesítésére.

Általánosságban a portfólió menedzsment feladata a vállalat különböző területeiről érkező projekt igények nyilvántartása, átláthatóság biztosítása a projektek között erőforrás és tevékenység szintjén. Továbbá a projektek életciklusát végig követve olyan együttműködési pontokat határoz meg, amelyeken keresztül segíthetik egymás előrehaladását; akár a feladatokat összehangoló programok kialakításával is. Ne feledkezzünk meg az erőforrás menedzsmentről sem, amelyen keresztül a portfólió menedzsment biztosítja az adott szervezet, vagy szervezeti egység által birtokolt emberi és anyagi erőforrások követhetőségét, ezen keresztül megfelelő elosztását, összehangolását.

A funkció pikantériáját ezek mellett tulajdonképpen az adja, hogy vállalati területek teljesen eltérő céllal indíthatnak projekteket, amelyeket látszólag nem lehet összehangolni, példaként véve egy termékfejlesztési projekt, kontra egy törvényi megfelelés kidolgozása. Itt is a portfólió menedzsment feladata az egyensúly megtalálása, a vállalat stratégiájával harmonizált ütemezés kialakítása.

A feladat a projektek összehasonlítása, de hogyan?

A több aspektusból megvizsgálandó projektek kezelésére a portfólió menedzsment eszköztára egy olyan mutatószám-rendszer, amely projektekből származó információkat rendszerezni tudja, és ezek egységesen kimutathatóvá váljanak. Az alábbiakat emelném ki, mint a legfontosabb területek:

·       Idő-alapú mutatószámok: megmutatják a projektjeink időzítését, tervezett- és tény munkaóra ráfordítását, az erőforrásaink elérhetőségét az adott időszakra tekintve

·       Hatékonyságra vonatkozó KPI-ok: segítségükkel elemezhetjük a projektjeink tervezhetőségét, költségvetés tartását, időbeli csúszásokat elemezhetünk, egyéb közvetett tevékenységek szükségességét is megnézhetjük

·       Minőségi mutatószámok: vizsgálhatjuk, hogy milyen változás történt a projektünk hatására az ügyfélélményben, nézhetjük az ügyfél panaszok számának alakulását, vagy akár a szerzett ügyfelek számát. 

Mennyi energiát érdemes belefektetni a portfólió menedzsmentbe?

Tanácsadói munkáim során azt tapasztalom, hogy a vállalatok eltérő megközelítéssel és ráfordítással állnak hozzá a portfólió kezeléshez. Különböző ügyfeleknél méret és komplexitásnak megfelelően a portfólió menedzsment különböző érettségi szintjei fedezhetők fel.

A jelenséget átfogóan a Gartner tanulmányozta, a portfólió menedzsment érettségi modelljükben, ahol több dimenzióban vizsgálja az érettség különböző szintjeit:

Részletesebben a Gartner érettségi modellről és dimenzióiról itt olvashatsz.

A portfólió menedzsment alkalmazásának nehézségei

Az elmúlt években a technológiai fejlődés és a működési komplexitás növekedésével számos olyan projekt menedzsment eszköz és technológia kúszott be az életünkbe, amely gyökeresen megváltoztatja a portfólió menedzsment folyamatot és annak alkalmazhatóságát.

Vegyük példának az agilis projekt működést, ahol – ellentétben a vízesés-szerűen lépésről lépésre végrehajtott projektekkel – nem beszélhetünk jól meghatározott, előre elkülönített tevékenységekről és mérföldkövekről; a működést sokkal kisebb és dinamikusan változó egységekben (sprintekben) alakítjuk ki. Az agilis projektek beágyazása tehát egy nagyrészt még vízesés alapon működő szervezetbe nehézkes, főleg ha az agilis projektünk előrehaladása például egy vízesésben fejlesztett rendszer következő funkciójától függ.

Ugyancsak nagy kihívást jelent a portfólió menedzsmentnek az új technológiák bevezetésével egyre nagyobb szerepet kapó automatizáció. Az utóbbi években azt vehetjük észre, hogy sokkal rövidebb idő alatt elvégezhetjük az egyes projekt tevékenységeket; gyakorlatilag ugyanakkora erőforrással rendelkező szervezetek már nagyságrendileg több projektet és fejlesztést tudnak futtatni párhuzamosan, mint mondjuk 5 évvel ezelőtt. Ez akkor jelenthet problémát, ha ezeket a tevékenységeket a régi módszerekkel, specializált portfólió menedzsment eszközök hiányában próbáljuk követni. Az automatizáció legnagyobb kihívása portfólió menedzsment szempontból tehát a megsokszorozódott tevékenységek rendszerezett és erőforrás-takarékos nyomon követése, amelyet korszerű, specializált portfólió kezelésre tervezett rendszerek használatával küszöbölhetünk ki.

Mikor érdemes külső segítséget igénybe venni?

Külső tanácsadói segítség igénybevételével tulajdonképpen a mások hibájából levont tapasztalatokat és tanulságokat veszed meg. A tanácsadó jó eséllyel több iparágban, változatos méretű és komplexitású ügyfélkörben látta már, hogy hogyan kezelik a projekteket, milyen érettségi szintig érdemes elvinni az egyes dimenziókat költség-hatékonyság szempontból.

Tanácsadói segítséget jellemzően akkor érdemes igénybe venni, ha nem látod át a szervezeted által vezetett projekteket és a portfóliót, és nyitott vagy arra, hogy szembenézz a vállalatban csendesen meghúzódó fekete foltokkal. Hogyan nézhet ki egy portfólió menedzsmentet felmérő és megújító tanácsadói projekt?

1.     Felmérjük a jelenlegi működésed, alaposan megvizsgálunk minden szálat, amely hatással lehet a projektjeid működésére

2.     Szembesítünk a jelenlegi működésben található fejlesztendő pontokkal, és közösen eldöntjük, hogy mi a legjobb megoldás ezek kezelésére

3.     Akció tervet dolgozunk ki a fejlesztések bevezetésére

4.     Közösen implementáljuk az ötleteket és figyelünk arra, hogy a szervezeted fel legyen készítve a változásokra

 

Átlátni a káoszon. Észszerűen

Azt nem garantálom, hogy egyik napról a másikra lehet gyors eredményt elérni a portfólió kezelésben, viszont az biztos, hogy az agilis működések térnyerésével és az automatizációval talán még sosem volt ekkor szükség a projektjeink megbízható nyomon követésére. A számodra működő módszertan kialakításában pedig nagy segítséget jelenthet egy külső szem, aki már több iparágban tapasztalatot szerzett ezen a téren.